Danışmanlar için İş Alma ve Yönetme Tavsiyeleri

Danışmanlık yapan ve düşünen insanlar için masanın diğer tarafından; iş kazanma, hizmet verme ve sık yapılan hatalara bakış denemesi.

Çalıştığım şirkette bugüne kadar yüz kadar danışmandan sunum almışızdır. Hatırladığım kadarıyla; pazarlama, dijital pazarlama, yurt dışına açılım, finans, hibe/destek, yönetim, yatırım gibi alanları sayabilirim. Bir kısmıyla çalışma imkânı bulduk. Çalıştığımız ama devam ettiremediklerimiz oldu, çalışmadığımız ama alanında bizden önce başarılı olduğu gibi sonrasında da başarılarını devam ettirenler de oldu.

Yazının başlığını yaklaşık 3 ay önce attım ve bu süreçte biraz daha gözlemci olarak başkalarının deneyimlerinden de faydalandığımı söyleyebilirim. Dolayısıyla kendi deneyim ve araştırmamı aktardığımı, mutlak doğrulara ulaşma gibi bir niyetim olmadığını belirtmek isterim.

Photo by Deva Darshan on Unsplash

Bir danışmanlık fırsatı çıktı ve sunuma gideceksiniz, süreç başlayacak. İşi nasıl almalı?

1. Israrcı olmadan. Fazla ısrar ters tepiyor. Bazen danışman, vereceği hizmetin danışan şirkete katkısını görünce çok heyecanlanıyor ve bunu bir baskı unsuruna dönüştürüyor.
2. Referans önemli. Bir danışmanın reklamla iş alması bana çok kolay gelmiyor ulaşılabilir referans kişilerden bahsedilmeli.
3. Kendi konumunun farkında olmalı. Danışman en nihayetinde know-how’ını satmak için müşteriyle buluşuyor. Özellikle önemli görevlerde çalışıp danışmanlığa geçiş yapanlarda eski konumunun gücünü yansıtma hatasını görüyorum. Yani A şirketinde üst düzey yöneticiyken insanlar size bir şeyler satmaya gelir ve büyük saygı görürsünüz. Ancak siz bir şey satmaya başladığınızda olaylar beklediğiniz gibi gelişmeyebilir. O yüzden alttan almaya ve sabırlı olmaya çalışmak lazım.
4. Şirkete ve sektöre çalışılmalı. Toplantılarda en sık karşılaştığım durumlardan birisi de herkese açık bilgilerimizi bile ayrıca anlatmak durumunda kalmamız. Halbuki toplantı aniden ayarlanmıyor, danışmanlık deyince benim kafamda sürekli araştıran profiller canlanıyor. Bu durumu ifade ettiğimde genellikle “tanışma” olarak düşündük cevabı alıyorum. Ancak çoğu kez karar, bu tanışma anlarında veriliyor, sadece tebliğ edilmiyor.
5. Öyküler cepte olmalı. Danışmanlarda en çok etkilendiğim şeylerden biri başarı öyküleri. Danışmanlık aynı zamanda tecrübe ifade ettiği için mutlaka başarı öyküleri duymaya ihtiyaç var. Sektörle veya bahse konu problemle ilgili olmasına dikkat.

İş alındı diyelim. Nasıl hizmet vermeli?

1. Organizasyonun bir parçası gibi hareket etmeli. Bazı danışmanlar haftada 2 saat görünüp içerideki insanlara iş verip çekiliyorlar. İşi yapan çalışan bir yerden sonra “danışmana ne gerek var?” diyor. Şirket içerisinde orta kademe yöneticiler ve çalışanlar danışmana şüpheyle bakmaya başladıktan sonra üst yönetimin beklediği hedeflere ulaşma ihtimali zayıflıyor. İşin sonunda yolların ayrıldığı kişi danışman oluyor.
2. Terzi işi olmalı. Madenci bir şirkette başarılı olan model, teknoloji şirketinde çalışmayabilir. Bazı modellere itiraz ettiğimizde “ama orada çalıştı” cevabı alabiliyoruz.
3. Müşteriyi anlamaya vakit ayırmalı. Danışman arkadaşlar da muhtemelen müşteri kendini anlatmaya vakit ayırmalı diyecektir. Ben bu konuda eksiklik görüyorum. Aynı anda kapasitesinin üzerinde danışmanlık veren kişilerde buna daha çok rastlıyoruz.
4. Network kullanmalı. Kişisel olarak danışmandan en büyük beklentim bu oluyor. Çünkü yapılacaklar listesini artık herkes biliyor. Önemli olan kilit profillere erişmek; tedarikçi, yönetici, otorite vs.
5. Süresi baştan belli olmalı. Danışmanlar şirketlerin bir nevi doktoru. Kimse ömür boyu doktora gitmek istemez. Teşhis ve tedaviden sonra güzellikle yollar ayrılmalı. Kontrol aşaması opsiyonel olmalı. Tavsiyem en baştan süreyi belirlemek. Mesela ilk ay analiz ve gözlem sonraki 5 ay faaliyet ve sonuçlandırma gibi. 6 ayın sonunda müşteriye tamam mı devam mı demek gerekir. İlk dönemi müthiş başarılı geçen danışmanlık ilişkilerinin uzatmaları oynamasından dolayı kötü sonuçlandığını görüyorum.
6. Satış ortaklığı danışmanlık değildir. Mutlaka sözleşmesi vs. farklı olmalı. Satışları arttırmak için danışmanlık olabilir ama içerisine müşteri kazanımını bizzat danışmanın sağladığı durumlar varsa net bir şekilde ayrışmalı.
7. KPI’lar önceden belirlenmeli. Takibi müşteriden beklenmemeli. Bazen hedeflerden uzaklaşılabilir. Danışmanlar gördüğüm kadarıyla bir yerden sonra “bir şey demiyorlarsa sorun yok” gibi düşünebiliyor. Halbuki sessizlik de sorundur.
8. Geri bildirim seansları aksamamalı. Özellikle uzun süreli yolculuklarda önceki madde de olduğu gibi sessizlik olmamalı. Müşteri geri bildirim görüşmesi için vakit ayırmıyorsa bu da bir geri bildirim konusudur. Ben olsam müşteri sormasa da raporlarımı aksatmam.

“Nasıl hizmet vermeli” konusunun parçası olarak “en sık yapılan hatalar”a da değinmek istiyorum.

1. Danışmanlar şirketler için çok büyük önem arz etse de sonsuza kadar o organizasyon ile bağlantısını sürdüremez. Danışmanın bunu en baştan kabul etmesi gerekir. (Bknz önceki başlık madde 5)
2. Şirketlerin en büyük problemi kurumsallaşma değildir. Beni çok yoran şeylerden biri de bu oluyor. İlk adım, hemen kurumsallaşma için ne yapmalıyız? El cevap: Hayır biz kurumsallaşmak istemiyoruz.
3. Problemin çevresinden dolaşmak. Bir şirketin problemi satışsa, satışa etki eden dolaylı faktörlerden işe başlamak karşı tarafın sabrını hızlı tükettirebilir. Mesela günlük 100 paketleme yapan bir şirket iyi bir optimizasyonla 200 yapabilir ama satışlar 20 birimse?
4. Sürekli problem tespit etmek. Danışmandan beklenen çözümün de bir parçası olmasıdır. Problem üzerine problem tespit eden danışmanlarla uzun süreli birliktelik yapıldığını görmedim. Genellikle danışman bu tip durumları “gerçeklerle yüzleşemediler” olarak yorumluyor ki tamamen yanlış olmasa da doğru değil.
5. Gelecek vaadi. Danışmanlığın temel değer önermesi şirketi gelecekte daha iyi bir noktaya taşımaktır. Gelecek vaadinden daha doğal bir şey olamaz. Ancak abartılırsa bir iş danışmanı yerine motivasyon konuşmacısı ile çalışıyoruz hissine sebep olabilir.
6. Şablon danışmanlıklar. İkinci başlıktaki ikinci madde de belirttiğim terzi işi danışmanlığın hata karşılığı; şablon danışmanlık. Herkese aynı modelle gidilmemeli. Ufak değişiklikler de buna dahil.
7. Her işi almak. Bazı danışmanların bazı işlerden gerçekten uzak durması gerekiyor. Mesela o sektörde hiç deneyimi yoksa bunun bedelini şirket ödememeli.
8. Müşterinin önünü kapatmak. Münhasırlık anlaşmaları bana göre yanlış. X işi sadece benimle yapabilirsin, A ülkesine dair bütün faaliyetleri ben yönetirim gibi. Danışman bu tarz bir özel anlaşma yapıyorsa KPI’larını tam olarak ortaya koymalı ve mutlaka bu süreyi önceden bildirmeli.
9. Neden sorusunu abartmak. Danışmanlar müşteriyi anlamak için kendisinden önce yapılanlar hakkında “neden” sorusunu çok fazla tekrar edebiliyor. Karşılığında kendi açısına göre rasyonel ve doğru cevaplar bekliyor. Unutmamak gerekir ki, ülkemizde hatta dünya dünyada ticari başarı yapılan bütün doğruların toplamı değildir.

Notlarımı toplam 22 madde de aktarmış oldum. İşveren penceresinden konuyu değerlendirmeye çalıştım. Umarım sektörde emek veren insanlara faydalı olur.